หลักการและการนำ Lean Six Sigma ไปใช้

แนวคิดพื้นฐานของ Lean Six Sigma

การบูรณการแนวคิดแบบลีนและวิธีการจัดการคุณภาพแบบ Six Sigma ซึ่งระบบการผลิตแบบลีนและการจัดการคุณภาพแบบ Six Sigma ได้รับการพิสูจน์มามากกว่า 2 ทศวรรษ คือความเป็นไปได้ในการบรรลุการปรับปรุงอย่างค่อยเป็นค่อยไปในเรื่องของต้นทุน, คุณภาพและเวลา โดยเน้นในเรื่องของประสิทธิภาพของกระบวนการการผลิต แบบลีน มีพื้นฐานอยู่ที่การกําจัดสิ่งไร้ค่าและปรับปรุงการไหลโดยปฏิบัติตามหลักการ 5 ประการ แบบลีน โดยข้อจํากัดของการผลิตแบบลีน มิได้รวมเครื่องมือทางสถิติชั้นสูงเข้าร่วมซึ่งสามารถสนับสนุนกระบวนการในเป็น Lean อย่างแท่จริง ส่วนการจัดการคุณภาพแบบ Six Sigma ถูกเน้น ไปที่การลดความแปรปรวนและปรับปรุงผลลัพธ์ของกระบวนการโดยใช้วิธีการแก้ปัญหาด้วย เครื่องมือทางสถิติข้อจํากัดของการจัดการคุณภาพแบบ Six Sigma ก็คือ Six Sigma สามารถค้นหา สิ่งไร้ค่าที่เกิดขึ้นในกระบวนการได้ก็จริง แต่ไม่สามารถสร้างสมดุลและระบุจุดที่ดีที่สุดของการ ไหลของกระบวนการได้ซึ่งวิธีการทั้งสองสามารถเติมเต็มส่วนที่ขาดไปได้ของแต่ละวิธีการ

หลักการของ Lean Six Sigma

หลักการของ Lean Six Sigma นั้นเป็นการรวมเอาแนวคิด และกลยุทธ์มารวมกันเพื่อให้

องค์กรธุรกิจนั้นมีความเร็วที่ดีกว่า มีความแปรปรวนที่ลดน้อยลง และที่สำคัญที่สุดจะมีผลกระทบต่อองค์กรมากที่สุด  สังเกตดูได้จากแนวโน้มในอนาคตว่าแนวคิดต่าง ๆ อาจจะรวมเป็นแค่วิธีการเดียวเท่านั้น คงต้องคอยติดตามดูหัวใจหลักของ Lean Six Sigma นั้น คืออัตราที่เร็วที่สุดของการปรับปรุงในความพอใจของลูกค้า ต้นทุน คุณภาพ ความเร่ง และการลงทุนในทรัพย์สิน

ซึ่งแนวคิดของ Lean เองนั้นไม่สามารถที่จะทำให้กระบวนการอยู่ในการควบคุมเชิงสถิติได้

และแนวคิด Six Sigma เองก็ไม่สามารถปรับปรุงความเร็วของกระบวนการได้อย่างมากมายหรือลดการลงทุนได้ แต่เป็นที่รับรู้กันว่าความแปรปรวนนั้นเป็นศัตรูของธุรกิจทั้งหมด และ Lean Six Sigma สามารถที่จะกำจัดความแปรปรวนนี้ออกไปจากกระบวนการได้ดีกว่าวิธีการอื่น ๆ

แบบจำลองการแก้ไขปัญหา DMAIC

รายละเอียดของการดำเนินวิธีการปรับปรุงกระบวนการแบบ Lean Six Sigma มีขั้นตอนการแก้ปัญหาเช่นเดียวกับแบบจำลองการแก้ปัญหา DMAIC ของ Six Sigma โดยมีขั้นตอนปฏิบัติดังต่อไปนี้

แบบจำลองการแก้ไขปัญหาของ Lean Six Sigma จะประกอบด้วย 5 ขั้นตอน คือ

1. Define ระบุถึงปัญหาของกระบวนการ กำหนดคุณค่า และสร้างกระบวนการในเป็นกระบวนการลีน เน้นที่หลักการ 5 ประการของกระบวนการแบบลีน

2. Measure วิธีการวัดผลโดยวัดผลการดำเนินการแบบลีน เช่น Savser และ Al Jawini (1995) วัดประสิทธิภาพของระบบการผลิตแบบลีนใน 3 ตัววัด คือ

1. อัตราการลดเวลาในการทำงาน (Throughput rate)

2. งานคงค้างในกระบวนการ (Work in process inventory)

3. การใช้ปกระโยชน์ของสถานีงาน (Station utilization)

3. Analyses ใช้เครื่องมือทางสถิติของ Six Sigma วิเคราะห์ ค้นหาและระบุกิจกรรมที่ไม่ทำให้เกิดคุณค่าในกระบวนการ สร้างแผนภาพสายธารคุณค่า (Value Stream Mapping)

เครื่องมือ 8 ชนิดที่มีความจำเป็นที่จะปฏิบัติงานให้สำเร็จ เครื่องมือเหล่านี้เป็นกลุ่มย่อยของเครื่องมือที่ความสามารถในเชิงสถิติและการจัดการที่มีมากมาย (Zink Graf และ Snee, 1999)

          1. Process Map

          2. Cause Effects Analysis

          3. Capability Analyses

          4. Hypothesis Testing

          5. Multi-Variable Analysis

          6. Designs of Experiments (DOE)

          7. Failure Modes and Effects Analysis (FMEA)

          8. Control Plan

4. Improve ในขั้นตอนการปรับปรุง แก้ปัญหา โดยการเลือกใช้เครื่องมือของลีน ในการกำจัดปัญหาเหล่านั้น

5. Control การควบคุมกระบวนการให้อยู่ในขอบเขตที่ควบคุมไว้ โดยการสร้างแผนตรวจสอบกระบวนการตามระยะอย่างสม่ำเสมอ

องค์ประกอบสำคัญที่มีบทบาทต่อ Lean Six Sigma

โครงสร้างและหน้าที่รับผิดชอบ ของ Lean Six Sigma ประกอบด้วย

1. Master  Black Belt คือ ผู้นำในกระบวนการ Six Sigma จะได้รับการอบรมเทคนิคสถิติขั้นสูง (Advanced  statistical) เพื่อนำเทคนิคมาถ่ายทอดให้กับสมาชิก รวมทั้งให้การสนับสนุนและเป็นพี่เลี้ยงให้กับทีมงาน

2. Black Belt  คือ ผู้ทำงานในระดับหัวหน้าโครงการ(Project  leader) จะได้รับการอบรมทางสถิติเพื่อนำไปประยุกต์ใช้กับการปฏิบัติงานจริง

3. Green Belts   เป็นผู้ทำงานร่วมกับ  Black  Belt เพื่อร่วมแก้ปัญหา ซึ่งจะได้รับการฝึกอบรมทางเทคนิคแก้ปัญหาด้วยสถิติเพื่อนำความรู้มาประยุกต์ใช้กับโครงการ

10 ขั้นตอนในการนำเอา Lean Six Sigma ไปใช้งาน

1. ต้องหาทีมที่ปรึกษา ที่ปรึกษาในยุคปัจจุบันจะต้องเป็นเหมือน ตัวแทนความรู้ (Knowledge Agent) ที่จะต้องมีความรู้ในเรื่องราวเทคนิคใหม่ ถ่ายทอดได้ และสร้างกระบวนการถ่ายทอดความรู้เหล่านั้นให้เกิดขึ้นกับองค์กรที่ได้รับคำปรึกษา ดังนั้นเพื่อให้เกิดความรวดเร็วในการเรียนรู้ องค์กรจึงจำเป็นที่จะต้องหาที่ปรึกษามาเป็นตัวกระตุ้นมาเป็นตัวแทนความรู้ในการบริหารความเปลี่ยนแปลง

2. ความเป็นผู้นำ (Leader ship) สิ่งหนึ่งที่สำคัญมากในการนำองค์กรธุรกิจ คือ ความเป็นผู้นำ (Leader ship) วิสัยทัศน์ (Vision) และเป้าหมาย (Goal) ขององค์กรจะต้องถูกกำหนดอย่างเด่นชัดโดยผู้นำ MD หรือ CEO เพื่อที่จะสร้างความเกี่ยวโยงไปถึงโปรแกรม หรือโครงการ Lean Six Sigma

3. การคัดเลือกผู้ปฏิบัติงาน การสร้างงานใหญ่ในระดับองค์กรนั้นจะต้องมีเจ้าภาพ หรือผู้ที่รับผิดชอบ

4. การฝึกอบรม ทุกบริษัทมีการฝึกอบรมประจำทุกปี หรือตลอดเวลาตามแผนงาน ฝ่ายทรัพยากรบุคคลซึ่งจะเป็นฝ่ายจัดการฝึกอบรมจึงมีความสำคัญมาก เพราะว่าการฝึกอบรมที่มาจากฝ่ายบุคคลเป็นความต้องการพื้นฐานของบุคคลไม่ใช่ขององค์กรที่กำลังต้องการจะเปลี่ยนแปลง

5. การเริ่มโครงการ โครงการจะริเริ่มได้ก็คงจะต้องมาจากวิสัยทัศน์ของผู้บริหารที่ผ่านการฝึกอบรม

มาก่อน สิ่งที่สำคัญของโครงการริเริ่มต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นโครงการอะไรก็ตามสิ่งที่สำคัญที่สุดก็คือ การได้รับการสนับสนุนจากฝ่ายบริหาร

6. การเลือกโครงการ และการดำเนินงาน เราสามารถเริ่มโครงการ Lean และ Six Sigma ด้วย

ภาพองค์รวมขององค์กรได้ด้วยการวาดแผนผังสายคุณค่า (Valve Stream Mapping) ที่จะแสดงให้เห็นถึงกระบวนการธุรกิจ และจุดที่สามารถจะนำมาเป็นโครงการที่ทำให้เกิดผลประโยชน์ได้มากขึ้น

1.      การติดตามผลสมรรถนะของทีมงาน โครงการโดยทั่วไปแล้วในระดับผู้บริหารจะติดตามผล

จากผลตอบแทนจากการลงทุนในรูปแบบทางการเงินด้วยกำไรที่เพิ่มขึ้น หรือต้นทุนที่ลดลง

2.      การพัฒนาปรับปรุงสมรรถนะของทีม การติดตามสมรรถนะของโครงการริเริ่ม เช่น Lean Six

Sigma ก็คงจะไม่ใช้แค่การประเมินบุคคล หรือความสามารถของบุคคลเท่านั้น แต่เป็นการประเมินความสามารถขององค์กรในการตอบสนองต่อการพัฒนา

3.      ดำเนินการอย่างต่อเนื่อง คงจะเหมือนกับคำที่ว่า Keep Walking โครงการ Lean Six Sigma

ไม่เหมือนกับโครงการทั่วไปที่มีจุดเริ่มต้น และจุดจบหรือจุดสำเร็จของโครงการ แต่โครงการ Lean Six Sigma ไม่เหมือนกัน เพราะว่าขั้นตอนหลังสุดของทั้ง Lean และ Six Sigma คือ การพัฒนาอย่างต่อเนื่อง (Continuous Improvement)
          10. พัฒนาจนไปบรรจบกับการจัดการโซ่อุปทาน  จากสภาพการแข่งขันที่เปลี่ยนแปลงไป และความซับซ้อนในการดำเนินธุรกิจที่มีมากขึ้น ส่งผลให้บริษัท และองค์กรต่าง ๆ ต้องพัฒนาแนวคิดการจัดการขึ้นมาใหม่ หรือบูรณาการจุดแข็งของแนวคิดเดิมที่มีอยู่ขึ้นมาใหม่  เพื่อให้สามารถรับมือและตอบสนองกับสิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไปได้

สรุปก็คือ Lean สร้างกระบวนการโดยเน้นการไหลของกระบวนการ นั่นคือลดระยะเวลานําของกระบวนการได้คือการสร้างความเร็วให้แก่กระบวนการแต่ลดเปอร์เซ็นต์ความของเสียได้เพียง เล็กน้อยผลที่ตามมาคือต้นทุนลดลงได้ในระดับหนึ่งดังเช่น Lean และSix Sigma สามารถลดเปอร์เซ็นต์ของเสียได้นั่นคือสร้างความเชื่อถือให้แก่กระบวนการแต่มิได้ลดเวลานำของกระบวนการ เป้าหมายในการลดต้นทุนจึงลดลงได้ในระดับหนึ่ง การบูรณการ Lean Six Sigma ทําให้ลดระยะเวลานำของกระบวนการ บวกกับลดเปอร์เซ็นต์ของเสยี ลงได้นั่นคือการสร้างความเร็วและความน่าเชื่อถือให้แก่กระบวนการผลลัพธ์ที่ตามมาคือสามารถ ทำให้ต้นทุนลดลงต่ำที่สุดจุดมุ่งหมายเพื่อเพิ่มศักยภาพในการแข็งขัน และสนองความต้องการของ ลูกค้า

หลักการและการนำ Six Sigma ไปใช้

Six Sigma เป็นการบริหารที่เกิดขึ้นปี พ.ศ. 2533 โดยกลุ่มวิศวกรของบริษัท Motorola ภายใต้การนำของ Dr.Mikel Harry ซึ่งได้เป็นผู้ริเริ่มแนวคิดนี้ และนำมาใช้กับการออกแบบผลิตภัณฑ์ของบริษัทจนประสบความสำเร็จอย่างสูง ต่อมาบริษัทต่าง ๆ ในสหรัฐอเมริกาจึงได้นำแนวคิดการบริหารจัดการแบบ Six Sigma เข้ามาใช้ และประสบความสำเร็จสามารถลดค่าใช้จ่ายของบริษัทได้อย่างมาก

Six Sigma คืออะไร

Six Sigma เป็นการบริหารที่มุ่งเน้นในการลดความผิดพลาด ลดความสูญเปล่า และลดการแก้ไขตัวชิ้นงาน และสอนให้พนักงานรู้แนวทางในการทำธุรกิจอย่างมีหลักการ และจะไม่พยายามจัดการกับปัญหาแต่จะพยายามกำจัดปัญหาทิ้ง

Six Sigma จะดีที่สุดเมื่อทุกคนในองค์การร่วมมือกันตั้งแต่ CEO ไปจนถึงบุคลากรทั่วไปในองค์การ ซึ่ง Six sigma เป็นการรวมกันระหว่างอานุภาพแห่งคน และอานุภาพแห่งกระบวนการ ซึ่งถ้าตัว Six Sigma มีค่าสูงหรือมีความผันแปรมากขึ้นเท่าไร ก็เปรียบเสมือนมีการทำข้อผิดพลาดมากขึ้นเท่านั้น ซึ่งโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดตัวนี้เรียกว่า DPMO (Defects Per Million Opportunities)

Six Sigma จึงถูกนำมาใช้เป็นชื่อเรียกของวิธีการปรับปรุงประสิทธิภาพในขบวนการใด ๆ โดยมุ่งเน้นการลดความไม่แน่นอน หรือ Variation และการปรับปรุงขีดความสามารถในการทำงานให้ได้ตามเป้าหมายที่กำหนด เพื่อนำมาซึ่งความพอใจของลูกค้า และผลที่ได้รับสามารถวัดเป็นจำนวนเงินได้อย่างชัดเจน ไม่ว่าจะเป็นการเพิ่มรายได้ หรือลดรายจ่ายก็ตาม

แนวคิดพื้นฐานของ Six Sigma

การพัฒนาองค์การแบบ Six Sigma เป็นการพัฒนาที่มุ่งเน้นความเป็นเลิศ ซึ่งได้มีการกำหนดแนวทางในด้านต่างๆ ได้แก่ ด้านการสื่อสาร การสร้างกลยุทธ์ และนโยบาย การกระจายนโยบาย การจูงใจ และการจัดสรรทรัพยากรในองค์การให้เหมาะสม เพื่อให้การปรับปรุงองค์การเป็นไปอย่างต่อเนื่องและเป็นระบบ โดยเน้นการมีส่วนร่วมของพนักงานที่มีความสามารถ มีความตั้งใจที่จะปรับปรุง ต้องได้รับความรู้ที่เพียงพอต่อการปรับปรุง รวมทั้งมีทีมที่มีความสามารถและมีความตั้งใจที่จะปรับปรุง มีทีมที่ปรึกษาที่มีความเชี่ยวชาญและมีประสบการณ์สูงคอยให้ความช่วยเหลือสนับสนุน เพื่อให้ความผิดพลาดในการผลิตและการบริการมีน้อยที่สุด แนวความคิดการบริหารปรับปรุงองค์การแบบ six sigma มีความแตกต่างจากแนวความคิดในการบริหารแบบเดิม ที่เน้นการปรับปรุงการทำงานโดยเริ่มจากผู้บริหาร แล้วจึงกระจายให้หน่วยงานต่าง ๆ ในองค์การปรับปรุง โดยขาดระบบการให้คำปรึกษาแนะนำและการช่วยเหลือที่เหมาะสม

หลักการของ Six Sigma

ซึ่งหลักการของ Six Sigma ตามแนวความคิดของเพนดิ (Pande, 2002 อ้างถึงใน สิทธิศักดิ์ พฤกษ์ปิติกุล, 2546: 18-20)

1.      การยึดผู้รับบริการเป็นจุดศูนย์กลาง

2.      การบริหารจัดการโดยใช้ข้อมูลจริง

3.      การมุ่งเน้นกระบวนการ

4.      เน้นการจัดการเชิงรุก

5.      เน้นการแก้ปัญหาแบบไร้พรมแดน โดยจะยึดปัญหาเป็นตัวตั้ง

6.      เน้นภาวะผู้นำและมีส่วนร่วมของฝ่ายบริหาร

7.      การมุ่งเน้นนวัตกรรมและความคิดสร้างสรรค์ การสร้างความพึงพอใจ

8.      การมุ่งสู่ความเป็นเลิศ

6 ประเด็นหลักสำคัญของ Six Sigma

          หลักสำคัญของ Six Sigma นั้นสามารถจัดส่วนต่างๆ ที่สำคัญได้เป็น 6 ประเด็น โดยที่หลักการเหล่านี้จะถูกสนับสนุนโดยเครื่องมือและวิธีการของ Six Sigma คือ

1.      การมุ่งเน้นไปที่ผู้รับบริการอย่างแท้จริงๆ ใน Six Sigma การมุ่งเน้นไปที่ผู้รับบริหารนั้นจะมีลำดับความสำคัญสูงสุด เช่น การวัดผลของ Six Sigma จะเริ่มต้นจากผู้รับบริการ, การปรับปรุงส่วนต่างๆ ของ Six Sigma นั้นจะนิยามขึ้นจากผลกระทบของการบริหารที่ขึ้นอยู่กับความพึงพอใจของผู้ระบบริการและคุณค่าที่จะเกิดขึ้น

2.      เป็นการจัดการที่ใช้ข้อมูลและข้อเท็จจริงเป็นตัวผลักดัน Six Sigma ใช้แนวคิดของการจัดการโดยใช้ข้อเท็จจริงไปสู่ระดับของการจัดการที่มีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้นโดยการปรับปรุงระบบสารสนเทศ การจัดการด้านองค์ความรู้และอื่นๆ การประยุกต์ใช้ Six Sigma จะเริ่มต้นโดยการทำความเข้าใจให้กระจ่างชัดว่าอะไรคือตัวชี้วัดที่สำคัญของสมรรถนะขององค์การ จากนั้นจะทำการเก็บรวบรวมข้อมูล และวิเคราะห์ผลของตัวแปรหลักเหล่านั้น ต่อจากนั้นปัญหาจะสามารถถูกกำหนด วิเคราะห์ และได้รับการแก้ไขได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น

3.      กระบวนการในเชิงการปฏิบัติต่างๆ จะเกิดขึ้นทันที ไม่ว่าจะมุ่งเน้นไปทีการออกแบบผลิตภัณฑ์ การบริการ การวัดสมรรถนะ การปรับปรุงประสิทธิภาพและความพึงพอใจของผู้รับบริการ หรือสิ่งใดก็ตามที่มีส่วนช่วยในการพัฒนาผลดำเนินงานขององค์กร Six Sigma จะมองว่ากระบวนการเป็นกุญแจสำคัญที่จะนำไปสู่ความสำเร็จ โดยกระบวนการที่ดีจะเป็นแนวทางในการสร้างข้อได้เปรียบคู่แข่งโดยยึดแนวคิดของการมอบสิ่งที่มีคุณค่าให้กับผู้รับบริการ

4.      การจัดการแบบเชิงรุก โดยหมายถึง การลงมือกระทำก่อนที่เหตุการณ์ใดเหตุการณ์หนึ่งจะเกิดขึ้นมา แทนที่จะเป็นการตอบโต้กลับไป การจัดการเชิงรุกจะหมายถึงการสร้างให้เกิดความเคยชินในการกำหนดเป้าหมาย การพิจารณาถึงผลการดำเนินงานอย่างสม่ำเสมอ การสร้างระดับความสำคัญของสิ่งต่างๆ ที่ชัดเจน การมุ่งเน้นไปที่การป้องกันปัญหามากกว่าการแก้ไขปัญหา และการตั้งคำถามว่าทำไมเราถึงต้องทำสิ่งนี้แทนที่จะตอบโต้ไปอย่างไม่ลืมหูลืมตา การป้องกันเชิงรุกจะเป็นจุดเริ่มต้นสำหรับการสร้างสรรค์และการเปลี่ยนแปลงอย่างมีประสิทธิผล Six  Sigma จะรวมเอาเครื่องมือและหลังการต่างๆ ที่จะเข้ามาแทนที่ความเคยชินที่มุ่งจะตอบโต้ต่อปัญหาที่เกิดขึ้น ด้วยลักษณะของการจัดการแบบเชิงรุก

5.      การร่วมมือกันโดยปราศจากขอบเขต การปราศจากขอบเขต (Boundary Lessens) เป็นส่วนประกอบที่สำคัญของความสำเร็จ พยายามที่จะร่วมกันขจัดอุปสรรคต่างๆ และปรับปรุงการทำงานเป็นทีมทั่วทั่งโครงสร้างขององค์ในทุกๆ โอกาส เพื่อสร้างคุณค่าให้เกิดขึ้นให้มากที่สุด ทั้งนี้เพื่อตอบสนองต่อความพึงพอใจของผู้รับบริการ

6.      การผลักดันไปสู่ความสมบรูณ์แบบหรือการทนต่อความล้มเหลว จะทำอย่างไรให้บรรลุถึงระดับของการทำงานที่ปราศจากความบกพร่อง หรือทนต่อความล้มเหลวที่เกิดขึ้นได้  ซึ่งทั้งสองแนวคิดนั้นเป็นส่วนที่ต้องประกอบเข้าด้วยกัน ไม่มีองค์การใดที่จะเข้าใกล้ระดับของ Six Sigma ได้โดยปราศจากการสร้างแนวความคิดและแนวทางใหม่ๆ ซึ่งจะต้องรวมความเสี่ยงต่างๆ ที่จะเกิดขึ้นเข้าไปด้วย ดังนั้นผู้บริหารจะต้องมีวิธีการบริหารความเสี่ยงให้อยู่ในขอบเขตที่จำกัด

กระบวนการแก้ไขปัญหาของทีม Six Sigma

ทีมงานการพัฒนา การแก้ไขปัญหา และการออกแบบกระบวนการประมาณทีมละ 5-6 คน ที่เป็นตัวแทนส่วนงานต่างๆ ในกระบวนการทำงานจะเข้ามาร่วมกันทำงานเป็นทีม โดยกระบวนการจะมีขั้นตอนดังต่อไปนี้

ขั้นที่ 1 การบ่งชี้และเลือกโครงการ การเลือกโครงการควรจะอยู่บนพื้นฐานของ 2M คือ การมีความหมาย (Meaningful) และมีความสามารถในการจัดการได้ (Management Able) โครงการจะต้องมีประโยชน์อย่างแท้จริงต่อองค์การและผู้รับบริการ และเป็นสิ่งที่ทีมจะสามารถทำให้สำเร็จได้

ขั้นที่ 2 การสร้างทีม เมื่อทราบถึงปัญหาแล้ว ขั้นต่อไปจะเป็นการเลือกทีมและผู้นำทีม โดยต้องเลือกสมาชิกที่มีความรู้และความสามารถในการทำงานที่สอดคล้องกับสถานการณ์ที่เกี่ยวข้องนั้นๆ

ขั้นที่ 3 การพัฒนาชาร์เตอร์ (Charter) ซึ่งเป็นเอกสารสำคัญที่เป็นลายลักษณ์อักษรในการบอกแนวทางให้กับปัญหาหรือโครงการ  โดยจะรวมถึงเหตุผลสำหรับการดำเนินการตามโครงการ วัตถุประสงค์ แผนการทำงาน กิจกรรมต่างๆ ขอบเขตและข้อพิจารณาอื่นๆ การทบทวนบทบาทและความรับผิดชอบของทีม

ขั้นที่ 4 การฝึกอบรม การฝึกอบรมถือเป็นสิ่งสำคัญอันดับต้นๆ ของ Six Sigma โดยจะเน้นถึงกระบวนการ DMAIC และเครื่องมือต่างๆที่ใช้  โดยทั่วไปจะใช้เวลาประมาณ 1-4 สัปดาห์

ขั้นที่ 5 การทำ DMAIC จะรับผิดชอบต่อการปฏิบัติการแก้ไขปัญหาของทีม ไม่ได้มองถึงปัญหาที่เกี่ยวข้องกับกลุ่มอื่น ทีมต้องทำการพัฒนาแผนของโครงการ การฝึกอบรม การทำการนำร่อง และดำเนินการตามแนวทางแก้ไขปัญหาของทีม แล้วค่อยตรวจสอบผลลัพธ์ที่เกิดข้น

ขั้นที่ 6 ส่งผลของการแก้ปัญหา เมื่อเสร็จสิ้นภารกิจและสมาชิกจะกลับไปสู่การทำงานตามปกติหรือทำโครงการถัดไป โดยปกติจะมีการจัดพิธีการอย่างเป็นทางการ ซึ่งเจ้าของกระบวนการจะรับผิดชอบในการคงไว้ของวิธีการที่ประสบความสำเร็จ

แบบจำลองการแก้ไขปัญหา DMAIC

แบบจำลองการแก้ไขปัญหาของ Six Sigma จะประกอบด้วยวัฏจักรอยู่ 5 ขั้นตอน คือ

ขั้นที่ 1 การกำหนดปัญหา (D : Define) จะเป็นการกำหนดขั้นตอนสำหรับโครงการ ถือได้ว่าเป็นความท้าทายที่ยากที่สุดของทีม ต้องคิดคำถามต่างๆ เช่น เราทำงานเกี่ยวกับอะไร ทำไมเราจึงทำงานเกี่ยวกับปัญหานี้  ใครคือผู้รับบริการ อะไรคือความต้องการของผู้รับบริการ ตอนนี้งานถูกทำอย่างไร และอะไรคือประโยชน์ของการทำการพัฒนา โดยหลังจากวิเคราะห์ปัญหาอย่างนี้แล้ว Charter ของทีมจะถูกกำหนดขึ้นได้

ขั้นที่ 2 การจัด (M : Measurement) การจัดเป็นสิ่งที่ตามมาเป็นตรรกะ (Logic) เพื่อกำหนดและเป็นสะพานไปสู่ขั้นตอนต่อไป คือ การวิเคราะห์ โดยการวัดจะมีวัตถุประสงค์หลักอยู่ 2 ประการ คือ

1.   รวบรวมข้อมูลเพื่อสามารถนำมาใช้ตรวจสอบ (Validate) และวัดปริมาณ (Quantify)

ของปัญหาหรือโอกาส ปกติสิ่งนี้ คือข้อมูลที่สำคัญต่อการปรับปรุงและทำให้ Charter ของโครงการเสร็จสมบรูณ์

2.   เริ่มแยกแยะข้อเท็จจริงและตัวเลข ซึ่งอาจจะให้ข้อสันนิษฐานเกี่ยวกับสาเหตุของปัญหาได้อย่างถูกต้อง

ขั้นที่ 3 วิเคราะห์ (A : Analysis) ในขั้นนี้ทีมจะลงลึกในรายละเอียดและขยายความเข้าใจเกี่ยวกับกระบวนการและปัญหา ทั้งนี้จะวิเคราะห์ครอบคลุมถึงสิ่งต่างๆ ต่อไปนี้

1.   วิธีการ (Method) : กระบวนการหรือเทคนิคที่ใช้ในการทำงาน

2.   เครื่องจักร (Machines) : เทคโนโลยีต่างๆ เช่น คอมพิวเตอร์ เครื่องถ่ายเอกสาร หรือ

เครื่องมือที่ใช้ในการผลิตที่ถูกใช้ในกระบวนการ

3.   วัตถุดิบ (Materials) : ข้อมูล วิธีการทำ จำนวนข้อเท็จจริง แบบฟอร์ม และแฟ้มข้อมูล

4.   การวัด (Measures) : ข้อมูลที่คลาดเคลื่อนจะเกิดจากการวัดกระบวนการ หรือการเปลี่ยนการกระทำของบุคคลโดยมีอคติเกี่ยวกับสิ่งที่วัดสูง รวมถึงวิธีการที่ใช้ในการนั้นๆ

5.   คน (People) : กุญแจที่หลากหลายในวิธีการที่องค์ประกอบอื่นๆ จะผสมผสานเพื่อให้เกิดผลลัพธ์ขององค์กร

ขั้นที่ 4 การปรับปรุง : (I : Improve) การนำไปปรับปรุง ปฏิบัติจริงจะต้องได้รับการ

บริหารอย่างรอบคอบและได้รับการตรวจสอบ โดยจะต้องมีการทำโครงการนำร่อง ทีมจะดำเนินการวิเคราะห์ปัญหาอย่างระมัดระวังเพื่อพิจารณาว่าสิ่งใดอาจเกิดความผิดพลาด และเตรียมที่จะป้องกันหรือจัดการกับความยุ่งยากที่อาจเกิดขึ้น

ขั้นที่ 5 การควบคุม (C : Control) งานที่เกี่ยวกับการควบคุมที่ Black Belt และทีมจะต้องทำให้สำเร็จ คือ

1.   พัฒนากระบวนการติดตามเพื่อรักษาการเปลี่ยนแปลงที่ดำเนินการไว้ให้คงอยู่

2.   สร้างแผนการตอบสนองสำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้น

3.   ทำการช่วยให้ฝ่ายบริหารสนใจตัวชี้วัดที่สำคัญจำนวนหนึ่งซึ่งจะทำให้พวกเขาได้รับข้อมูลเกี่ยวกับผลลัพธ์ของโครงการ และการวัดปัจจัยของกระบวนการ

4.   ถ่ายทอดโครงการโดยการนำเสนอผลงานและการสาธิต

5.   ส่งมอบความรับผิดชอบในโครงการให้กับคนที่ทำงานตามปกติ

6.   ทำให้มั่นใจว่าจะมีการสนับสนุนจากฝ่ายบริหารสำหรับวัตถุประสงค์ระยะยาวของโครงการ

องค์ประกอบสำคัญที่มีบทบาทต่อ Six Sigma

โครงสร้างและหน้าที่รับผิดชอบ ของ Six sigma ประกอบด้วย

1 .Champion เป็นชื่อเรียกผู้ที่มีความรับผิดชอบสูงสุดต่อผลสำเร็จในงาน หรือผู้บริหารระดับสูง (Executive-Level Management) สนับสนุนให้เป้ามายของงานสำคัญประสบความสำเร็จ รณรงค์และผลักดันให้เกิดองค์การ six sigma และเกิดกระบวนการปรับปรุงองค์การอย่างต่อเนื่อง ขจัดอุปสรรค ให้รางวัลหรือค่าตอบแทน ตอบปัญหา อนุมัติโครงการ กำหนดวิสัยทัศน์โครงการ สนับสนุนทรัพยากรในด้านบุคลากร งบประมาณ เวลา สถานที่ กำลังใจ และความชัดเจนในหน้าที่ ผลักดันให้มีจำนวน Black Belt และ Green Belt ที่เหมาะสมในองค์การ มีหน้าที่ติดตามความก้าวหน้าของโครงการปรับปรุง ให้สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์การ ส่งเสริมและสนับสนุนการสร้างวัฒนธรรมในการปรับปรุงให้เกิดขึ้นในองค์การ โดยอาศัยการสื่อสาร การตั้งคำถามเพื่อย้ำให้เกิดแนวความคิดแบบ six sigma มีการชมเชยและการให้ประกาศนียบัตรแก่พนักงานในองค์การ มีการคัดเลือกโครงการปรับปรุงที่ดีเยี่ยมและการให้รางวัลเมื่อพนักงานปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพ

2. Six sigma Director มีหน้าที่นำและบริหารองค์การให้สำเร็จบรรลุแนวทาง six sigma ภายในหน่วยงานทางธุรกิจตนเอง เป็นผู้กำหนดแนวทางในการปฏิบัติและนโยบายการดำเนินงานของ six sigma สนับสนุนกิจกรรมต่าง ๆ ที่สำคัญในการกระจายนโยบายให้เป็นไปอย่างต่อเนื่อง

3. Master Black Belt คือ ผู้ชำนาญการด้านเทคนิค และเครื่องมือสถิติ เป็นผู้มีความรู้และความเชี่ยวชาญในการทำงานเป็นอย่างดี และสามารถถ่ายทอดและให้การอบรมเพื่อสร้างทีม Black Belt และ Green Belt ตลอดการปรับปรุงได้ เป็นผู้ช่วยเลือกโครงการปรับปรุงให้แก่ Champion และเป็นผู้มีความคิดสร้างสรรค์ในการคัดเลือกโครงการปรับปรุง โดยมองในภาพรวมใหญ่ขององค์การ ได้แก่ การปรับปรุงโครงสร้างพื้นฐาน และการเสนอโครงการปรับปรุงที่เชื่อมโยงกันระหว่างหน่วยงานต่าง เป็นต้น

4. Black belt คือ ผู้บริหารโครงการ (Project Manager) และผู้ประสานงาน (Facilitator )ได้รับการรับรองว่าเป็นสายดำชั้นครู Black belt เป็นการบ่งบอกถึงระดับความสามารถสูงสุดของนักกีฬายูโด จะทำหน้าที่เป็นหัวหน้าโครงการ บริหารลูกทีมที่มีลักษณะข้ามสายงาน ซึ่งในการบริหาร six sigma จะประกอบไปด้วยการทำโครงการย่อยที่คัดเลือกจากปัญหาที่มีอยู่ในกระบวนการต่าง ๆ ขององค์การ กระจายกลยุทธ์และนโยบายของบริษัทไปยังระดับปฏิบัติการ ผลักดันความคิดของ Champion ให้เกิดขึ้นและให้ความช่วยเหลือ Master Black Belt six sigma Director และ Champion นอกจากนี้ยังเป็นผู้ค้นหาปัญหาและอุปสรรคที่อยู่ในองค์การ และวิเคราะห์หาปัจจัยที่มีความจำเป็นในการทำให้องค์การบรรลุความพึงพอใจของลูกค้า เป็นผู้บริหารโครงการในแต่ละขั้นตอนตามแนวทาง six sigma ประกอบด้วย กระบวนการวัด การวิเคราะห์ การปรับปรุง และการควบคุม โดยให้เกิดการกระจายผลการปรับปรุงไปสู่การปฏิบัติ รายงานความก้าวหน้าของโครงการให้ผู้บริหารระดับสูงทราบ Black Belt จะต้องทำหน้าที่ในการโน้มน้าวทีมงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ คัดเลือกเครื่องมือที่จะนำมาใช้ในการปรับปรุงได้อย่างเหมาะสม เก็บรวบรวมปัจจัยที่เกี่ยวข้องกับโครงการปรับปรุงจากแหล่งข้อมูลต่าง ๆ ภายในองค์การ ทั้งจากพนักงานจนถึงระดับผู้จัดการ สร้างความมั่นใจว่าผลลัพธ์ที่ได้จากการปรับปรุงสามารถคงอยู่ได้ตลอดไป Black Belt ต้องได้รับการฝึกอบรมเพื่อให้มีความรู้ทีสำคัญในการปรับปรุงการทำงาน ซึ่งความรู้หลัก ๆ ของ Black Belt เพื่อการทำโครงการปรับปรุงที่จะได้รับประกอบด้วย

4.1 ความรู้ทางสถิติ

4.2 ความรู้ทางด้านการบริหารโครงการ

4.3 ความรู้ทางด้านการสื่อสารและการเป็นผู้นำโครงการ

4.4 ความรู้เพื่อการปรับปรุงคุณภาพอื่น ๆ

5. Green belt คือพนักงานที่ทำหน้าที่โครงการ เป็นผู้ที่รับการรับรองว่ามีความสามารถเทียบเท่านักกีฬายูโดในระดับสายเขียว ซึ่งในการบริหาร six sigma นั้น ผู้ที่ทำหน้าที่เป็น Green belt จะเป็นผู้ช่วยของ Black belt ในการทำงาน ทำหน้าที่ในการปรับปรุงโดยใช้เวลาส่วนหนึ่งของการทำงานปกติ นำวิธีการปรับปรุงตามแนวทาง six sigma ไปใช้ในโครงการได้ สามารถนำเอาแนวความคิดและวิธีการปรับปรุงไปขยายผลต่อในหน่วยงานของตนเองได้

6. Team Member ในโครงการทุกโครงการจะต้องมีสมาชิกทำงาน 4-6 คน โดยเป็นตัวแทนของคนที่ทำงานในกระบวนการที่อยู่ในขอบข่ายของโครงการส่วนสำคัญที่สุดในการทำ Six sigma คือ โปรเจ็ก แชมเปี้ยน ซึ่งจะมีหน้าที่ในการดูแลให้การสนับสนุน และจัดหางบประมาณที่เพียงพอให้แต่ละ Six sigma และยังคอยสนับสนุน แบล็กเบลต์

ประโยชน์ในการนำ Six Sigma ไปใช้ในองค์กร

1. สามารถแก้ไขปัญหาอย่างเป็นระบบ และเสริมสร้างกลยุทธ์ใหม่ให้ธุรกิจ

2. บริหารจัดการและพัฒนาองค์กรโดยใช้ข้อมูลจริง และใช้หลักการทางสถิติซึ่งเป็นที่

ยอมรับในระดับสากล

3. สร้างทีมงานในองค์กรให้แข็งแกร่ง โดยประสานความร่วมมือของพนักงานแต่ละส่วนซึ่งมีผลการปฏิบัติงานโดดเด่น และสามารถวัดผลได้

4. เพิ่มผลประกอบการด้านการเงินจากโครงการประหยัดต้นทุน เพิ่มผลกำไรจากการพัฒนาผลิตภัณฑ์และขยายการดำเนินงานเพื่อเพิ่มผลกำไร พร้อมทั้งมุ่งเน้นการตอบสนองความพึงพอใจของลูกค้า

5. พัฒนาบุคลากรให้มีศักยภาพสูงขึ้น และปรับองค์กรให้เป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้

ขอขอบคุณข้อมูลจาก... คลิก!!!

ขอขอบคุณรูปภาพจาก... คลิก!!!